De verbeter-kata, geen doel op zich!

geplaatst in: GemeenteSteedsBeter | 0

Het soort probleem bepaalt je aanpak, niet de aanpak zelf

Regelmatig krijgen wij tijdens de intervisie sessies de opmerking van medewerkers dat het toch niet de bedoeling kan zijn dat voor elk probleem een verbeter-kata in het leven geroepen moet worden. Inderdaad, dat is helemaal niet nodig! Laten we vooral het middel niet tot doel verheffen. Maar wanneer weet je of je iets recht toe recht aan kan gaan oplossen en wanneer is het effectiever om de verbeter-kata routine te volgen?

Dit kan het beste bepaald worden aan de hand van het soort probleem dat je wilt oplossen. Het onderscheid dat Ronald A. Heifetz (universitair docent “leiderschap” Harvard University) maakt tussen twee soorten problemen dan wel uitdagingen kan hierbij helpen. Zo onderkent hij technische problemen en adaptieve problemen.

Technische problemen zo stelt hij, zijn die problemen waarvoor je de kennis in huis hebt. Er doet zich een calamiteit voor, deze veroorzaakt even een hoop stress en werkdruk maar er zijn medewerkers binnen de organisatie die weten hoe het probleem te benaderen en op te lossen. Dus wanneer jij zelf worstelt met een besluit omtrent een aanvraag voor een vergunning, maar je collega heeft dit al veel vaker gedaan dan volstaat het dat hij zijn kennis met jou deelt en jij deze vervolgens toepast. Of wanneer burgers klagen dat de GFT afvalbakken niet goed genoeg geleegd worden dan zijn er experts binnen de organisatie die de vuilniswagen hierop kunnen controleren en aanpassen. Kortom het proces is als volgt: probleem doet zich voor – veroorzaak kort moment van stress – er volgt actie – het probleem is verholpen.

Grafisch ziet de levenscyclus van een technisch probleem er als volgt uit:

Adaptieve problemen, echter, vereisen meer of andere kennis dan de medewerkers op dat moment hebben. Ze hangen vaak samen met nieuwe technologieën en/of ontwikkelingen in de maatschappij waarvan niemand nog weet hoe deze exact werken of wat het effect is. Of het gaat om complexere situaties waar meerdere partijen bij betrokken zijn. Van je eigen afdeling weet je hoe het loopt, maar wat is de situatie bij ketenpartners en hoe reageren burgers op de nieuwe situatie waarbij zij zelf actiever moet zijn? Dit gaat tevens vaak gepaard met nieuwe doelstellingen.

Adaptieve problemen kan je niet met technische oplossingen benaderen. Je weet simpelweg nog niet genoeg. Adaptieve problemen vereisen: experimenteren – hiervan leren – aanpassingen doen – weer experimenteren – hiervan leren – aanpassingen doen – etc.

Grafisch ziet de levenscyclus van een adaptief probleem er dan als volgt uit:

En dat lijkt weer als twee druppels water op de combinatie van denken en doen zoals besproken in ons vorige blog!

Herken jij ook de twee verschillende soorten problemen in jouw organisatie? Van welke probleem zou jij de aanpak per direct willen wijzigen en hoe dan? Laat het ons weten in het reactieveld hieronder!

Laat een reactie achter